Generar encuentros III: reuniones productivas

En muchísimas ocasiones, hemos tenido que reunirnos con gente que conforma un equipo, para tomar decisiones, resolver problemas y presentar informes. Pensando desde las reuniones con la maestra en la escuela de nuestros hijos, hasta la reunión tan temida de trabajo, en el que el jefe habla todo el tiempo y la hora no parece pasar más, pareciera que a nadie le gusta reunirse. Y alguna que otra vez, somos nosotras las que tenemos que convocar una reunión, no sólo para un emprendimiento, sino para organizar un evento, o seguir los pasos de un proyecto, etc.

De una manera o de otra, siempre me encuentro organizando encuentros o trabajos de diferente índole. Y cuando le digo a un equipo de personas que no conozco demasiado: “Yo no puedo reunirme más de dos horas” o “no vamos a hacer reuniones todas las semanas”, me miran con una mezcla de asombro e incredulidad. Y no falta el comentario que reclama que hay mucho por hacer y decidir.

¿Por qué todo el mundo entiende que las reuniones de equipo de trabajo son imprescindibles, y a la vez, asumen que serán insoportables? o dicho de otra manera: ¿Qué hace que una reunión sea satisfactoria? Principalmente depende de tres factores:
•    El clima que se vive, como se llevan las personas que están en esa reunión. Si logramos que el clima sea distendido (aunque no una broma permanente) y sobre todo, de confianza, seguro que no sólo la pasaremos bien sino que lograremos mejores resultados
•    El tiempo que se gasta en esa reunión. Es crucial que las reuniones tengan horario de inicio y de finalización. Si se quiere hablar de trivialidades, que sea luego de ese horario donde se tratan los temas a decidir.
•    La toma de decisiones o la obtención de resultados por los cuales fue convocada la reunión.

Es imprescindible que, seamos o no quienes convoquemos a una reunión de organización tengamos en claro:

ANTES:
¿qué temas se van a tratar y cuáles necesitan una solución?
¿cuál será el horario de inicio y de finalización?
¿qué tenemos que llevar a la reunión? (materiales, gráficos, análisis, comida!)
Estar seguros de que la convocatoria le llegó a todos los participantes.

DURANTE:reunion ret
Centrarse en el temario, pero dejar anotado si surgen otros temas o ideas interesantes
Resolver los conflictos que se presenten
Escuchar a cada participante
Tener presente el horario de finalización para la toma de decisiones
Intentar que las decisiones sean por consenso

DESPUÉS:
Enviar a los participantes un resumen de lo hablado y acordado
Fijar el temario para la próxima reunión y preguntar qué otros temas se desea incluir

¿Qué otros aspectos importantes se te ocurre que deben formar parte de una reunión productiva?

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Generar encuentros II: el equipo organizador

La semana pasada hablábamos aquí de la organización de fiestas, encuentros, jornadas, congresos y reuniones, englobadas en la palabra “eventos”. A raíz de uno de los comentarios en el blog, hoy retomamos el tema para hablar de la importancia del equipo organizador.

Decía Martín Cassati: “Una de las cosas que se aprenden en la organización de eventos, sobre todo cuando arrancan a pulmón y crecen más allá de las espectativas, es la correcta gestión de los tiempos y de las habilidades. (…)”

Liderar un equipo que está compuesto de gente muy diversa, es todo un arte. Existen muchos tipos de líderes, pero por lo general los que mejor funcionan no son los que “convencen” a los demás, sino aquellas personas que logran generar un compromiso genuino de la gente, que involucra los intereses de cada persona integrante del proyecto, de la reunión, del congreso, de la fiesta. Reconocer las habilidades de cada uno de los integrantes, y saber aprovecharlas, en lugar de tratar de “hacer que encajen” es fundamental. ¿Hay alguien muy desorganizado, pero sumamete creativo? Bueno, esa persona no será buena para secretario, sí quizás para resolver problemas o darle “color” a la reunión que estamos planeando. ¿Hay alguien cabeza dura, metódico, lento para entender pero muy confiable? Bueno, pongámoslo a hacer las tareas que requieran de un cuidado especial para los detalles. El o la líder deberá reconocer las habilidades de cada uno/a, y proponerle tareas acorde. Estamos hablando de hacer del liderazgo un servicio, estar atento a los demás.

Pscrum pumas retara esto es primordial dejar los egos de lado, como señalaba también Martín, ya que cada persona será experta en un área, y las demás confiarán en él o ella. Todos somos únicos, y a la vez, reemplazables. Entender la importancia de los demás intgrantes, sin menospreciar su trabajo o bien el mío, es todo un desafío.

El tema de la confianza en el equipo no es menor: significa saber que cada uno hará su tarea, que hay ciertas condiciones que no deben faltar. Según el coaching, el juicio de confianza se da cuando cada integrante es sincero con el equipo, idóneo en lo que se le encargó, puede cumplir en tiempo y forma o bien que pedirá ayuda a tiempo, y sobre todo, está comprometido con el resultado.

Otro tema a tener en cuenta es que no siempre el que ostenta el título de “jefe” es la persona que lidera realmente. Cualquier persona, y reitero cualquier persona, puede liderar un equipo si tiene en claro qué reglas del juego quiere jugar, cómo coordinar acciones con los demás, y cuál es el objetivo del equipo de trabajo. Hay líderes tímidos y otros habladores, los hay enojones y otros considerados “blandos”. Es importante identificar mi propio estilo, si no quiero terminar con un dolor de cabeza por imitar a alguien más.

Y vos ¿asumiste el liderazgo de un equipo de trabajo alguna vez?

 

Sexto hábito: saber poner límites

Otra vez me encuentro pensando: ¿para qué le dije que sí? ¿Para qué dije que sí si no tenía ganas, o tiempo, o energía, o no me siento con la capacidad de hacerlo? Por ejemplo: ¿Para qué me sobrecargué de trabajo otra vez? o bien: ¿Por qué dije que iba a participar si no me interesa?

Muchas veces nos sentimos con una obligación moral de hacer ciertas cosas que, en el fondo, ni nos interesan, ni están alineadas con nuestra vida. O simplemente, en el momento nos pareció una idea genial, pero después en su realización era otra cosa. Anulo mis propios deseos para engancharme en los de los otros, que no son genuinamente míos. En un caso extremo dejamos nuestras expectativas de lado y somos objeto de manipulación, y nos terminamos sintiendo usados por la otra persona.

mujer_dice_bastaEn el ámbito laboral, hacernos cargo de horas extra, o de tareas que le corresponden a otra persona que nos ha pedido un favor, o simplemente porque hay que hacerlo en un tiempo determinado y aún no está hecho. Y a veces, ni siquiera son pagas las horas extra, o hay un mínimo de reconocimiento al esfuerzo.

En lo personal, quizás va mucho más allá, porque hay situaciones en las que no podemos percibir claramente cuándo una situación empezó a molestarnos, pero en este momento ya es algo insostenible en nuestra vida. Puede ser el capricho de un niño o niña, que pensamos que no era para darle importancia, pero se repite y hay que ponerle un corte. O un conflicto en la pareja, algo que pensamos que se solucionaría con el correr del tiempo, pero ha empeorado. Porque quizás no fuimos claros a la hora de plantear lo que nos molestaba, y la relación se siguió desarrollando sin tenerlo en cuenta.

Los límites no suelen ser “simpáticos”. Decir que “No” o “Basta”, en general, nos coloca en una situación de confrontación que no es cómoda. ¿Qué pensará si le digo que no? ¿Me querrá menos? ¿Me apreciarán menos en este ambiente?

Pero ¿cuál es el costo de seguir diciendo “sí”? ¿Te lo planteaste alguna vez?

Palabras relacionadas: hábito, límite, emociones

Tercer hábito: Cultivar el sentido del humor

¿Te pasó alguna vez, de buscar desesperadamente los anteojos que tenías puestos? O que quisiste apagar el televisor con el celular? Reírse o encontrarle gracia a la vida, cuando no siempre la tiene, es toda una actitud. Un desafío. Es a veces “ponerle buena cara al mal tiempo”, y enfrentar una situación que se nos presenta difícil y buscarle la vuelta para que se pueda resolver de manera beneficiosa para mí.

Desde chicos nos han enseñado en la escuela a no reirnos; las maestras a veces para poner orden nos decían: “Cuente el chiste así nos reímos todos”. Sin embargo, a nivel grupal, compartir un mismo sentido del humor acerca a las personas. ¿Quién no ha contado un chiste tonto para “romper el hielo” e iniciar una conversación? En un equipo de trabajo donde hay buen humor, se puede lograr mejores resultados que en uno donde la gente apenas se hable o directamente se trate mal. Ya sea desde el liderazgo o desde los mismos compañeros, es mucho mejor un ambiente donde haya risas mientras se trabaja, que uno donde haya un pulcro o temeroso silencio.

risa Einstein retEl humor también puede ser el puente para unir a dos personas, un gran afrodisíaco dentro de la pareja. Porque las distintas situaciones trascendentes que se viven en conjunto a veces son muy estresantes, y nada como una buena carcajada para aflojarse. Tanto en las relaciones cortas como en las prolongadas, el humor pareciera ser un ingrediente para una pareja feliz.

Es el mejor remedio para (casi) todos nuestros males, pero es mucho más que eso: el humor es una muestra de inteligencia, de aceptación de las propias limitaciones y de saber llegar al otro. En el imaginario colectivo para ser inteligente hay que ser una persona seria, cuando justamente parece ser todo lo contrario.

Reírse de una misma y con una misma. El sentido del humor nos ayuda a ver la vida desde otra perspectiva y es parte del encanto de una persona que trasciende su belleza exterior.

Y vos, ¿te reís de vos mismo?

Palabras clave: humor, hábito, superación, inteligencia

Nuevos hábitos: Confiar en mí… y en la Vida

Estamos en marzo, en el “mes de la mujer”, de los inicios: parece que todo recomenzara en el ámbito laboral y de estudios.

Confiar en mí parece un mantra de moda, pero esta frase que parece mágica la he escrito en diferentes lugares y me aparece con fuerza hoy. Tanto sea para sostenerme en momentos difíciles, cuando hay que definir situaciones, tomar decisiones importantes, como también para tomarla como un nuevo hábito.

Cuando nada funcione, o si queremos que algo funcione: es la confianza en mí misma lo que me puede llevar a buen puerto. Hoy y siempre.

mujer-caminando retConfiar en mí, es creérmela que puedo lograr lo que anhelo. No es un “pensamiento mágico”; es trabajo orientado a objetivos, prestando atención también mis sentimientos, y tener la disciplina del día a día para ir escuchando mi voz interior y actuar en consecuencia. Paso a paso, recorriendo el camino que elija y confiando no solamente en mis pies sino también en la ruta elegida. Porque cuando nos proponemos algo seriamente, las oportunidades empiezan a aparecer. La gente que puede ayudarnos, las posibilidades de solucionar problemas. Las personas religiosas tienen diversas maneras de nombrarlo; en mi caso, pienso que nuestra atención está tan enfocada en lo que deseamos, que tenemos oportunidad de ver, escuchar y sentir posibilidades que estaban allí de antemano.

Confiar en mí también es lograr que pueda esperar que las situaciones decanten, que tenga una atención sobre las cosas pero que no llegue a obsesión, como por ejemplo esperar a que suene el teléfono con el “llamado”,  o que aparezca la oferta o la solución que quiero… Es lo que en otra nota llamamos “Wu Wei“: el hacer sin hacer. El saber que ya estoy haciendo lo posible, y que debo esperar a que los acontecimiento se desarrollen, a que la Vida siga su curso para obtener resultados.

Este sería un primer nuevo hábito. ¿Vos te animas a adoptarlo? Yo ya empecé!!!

Palabras clave: confianza, objetivos, desarrollo personal, habitos

¿Aplazamos tareas o deseos?

“¡Cómo me gustaría ser mi propia jefa! Pero me cuesta organizar mis tiempos…”
“Organizo mi agenda del día y no la puedo cumplir..siempre me queda algo por hacer!”
“Estoy en un lugar y pienso que me gustaría estar en otro…”

¿Estas frases te resultan cercanas o conocidas? A veces me encuentro diciendo cosas parecidas, supongo que a todos nos ha pasado en mayor o menor medida. Y es que la rutina de la vida diaria, las cosas urgentes por hacer, no dejan tiempo para ocuparnos de lo importante… La larga lista de supermercado, el informe que hay que entregar para el trabajo, la planilla de la escuela, son impostergables.  Cuando estamos desbordados de tareas y nos sentimos insatisfechos nos preguntamos: ¿y nuestros deseos?

aburrida trabajo retDistinguir entre lo impostergable por una fecha de vencimiento y lo irrenunciable porque de verdad nos interesa es crucial. Cumplir con nuestras obligaciones y responsabilidades (que no es lo mismo) es importante si queremos mantener nuestro estilo de vida y nuestras relaciones personales; por otro lado ir tras nuestros sueños nos llena de alegría. ¿Cómo haccer para  balancear tareas?

En primer lugar, no desesperar o tirar nuestros sueños a la basura. Y eso incluye, también, ¡definir si queremos cumplir o no nuestros sueños! Porque a veces un “qué lindo sería” es simplemente una expresión de admiración por otra persona, pero sin aspiraciones reales a cumplir nada. Si definimos bien aquello que nos resultaría muy grato lograr, pero quizás no forme parte de nuestro vivir diario, hemos dado un gran paso. Visualizarlo, comentarlo con otras personas, siempre ayuda también.

Y luego, establecer dentro de nuestra rutina, un espacio para que ese sueño o proyecto crezca. Como regar una planta todos los días: si la descuidamos, morirá. No importa que lo que hagamos día tras día sea poco, mientras que sea enfocado a nuestro proyecto. Hay que entender y aceptar que los resultados no serán inmediatos en la mayoría de los casos, y saber controlar nuestra ansiedad, y una manera de hacerlo es llevar un pequeño listado con las acciones realizadas y logros.

Y a vos, ¿te cuesta balancear tareas rutinarias y deseos?

Tenemos un regalo para vos! https://janepoppins.wordpress.com/llevate-tu-regalo/

Palabras clave: deseos, proyectos, rutina, balance

 

Me desenchufé, pero se me prendió la lamparita

Me cortaron la luz. Estuve un día entero sin energía eléctrica, tal como le había pasado a mis suegros hace dos días, y me dicen que en otros lados fueron (o siguen siendo) varios días… Pero luego de quejarme y hacer el reclamo como hizo todo el mundo, pensé, como siempre: esto que me pasa, ¿cómo lo puedo convertir en oportunidad?

Es difícil convertir la incomodidad y el malestar, sobre todo con el calor del verano, en algo positivo. Pero como suelo decir a veces: la restricción genera creatividad. ¿Qué hacer con mi hija de vacaciones sin tele, sin compu? cortes 2¿Cómo aguantar el calor y trabajar con el corte de luz? En lo doméstico, hacer otras cosas en casa que no requiere energía eléctrica fue renovador. Pileta, juegos de cartas, dibujos, ordenar un rincón lleno de cosas inservibles, y dormirme temprano. En lo laboral, hacer más tareas en mi lugar de trabajo y menos en casa.

Pero sobre todo, al estar sin energía eléctrica se me ocurrieron ideas (que plasmé en papel), y el “desenchufe” me llevó más allá, a reflexionar. Reflexioné sobre las cosas que damos por sentadas: que puedo calentar leche en el microondas, que puedo mirar un video por internet, que puedo prender un ventilador. ¿Cuanta gente no dispone de todo esto? Así que cuando volvió la luz, me sentí agradecida por las cosas de todos los días.

Cuando estamos ante una situación que nos saca de nuestra zona conocida, la reflexion es propicia…  ¿y a vos que te pasa cuando se te corta la luz?

 

Palabras clave: dificultades, oportunidad, creatividad