Generar encuentros III: reuniones productivas

En muchísimas ocasiones, hemos tenido que reunirnos con gente que conforma un equipo, para tomar decisiones, resolver problemas y presentar informes. Pensando desde las reuniones con la maestra en la escuela de nuestros hijos, hasta la reunión tan temida de trabajo, en el que el jefe habla todo el tiempo y la hora no parece pasar más, pareciera que a nadie le gusta reunirse. Y alguna que otra vez, somos nosotras las que tenemos que convocar una reunión, no sólo para un emprendimiento, sino para organizar un evento, o seguir los pasos de un proyecto, etc.

De una manera o de otra, siempre me encuentro organizando encuentros o trabajos de diferente índole. Y cuando le digo a un equipo de personas que no conozco demasiado: “Yo no puedo reunirme más de dos horas” o “no vamos a hacer reuniones todas las semanas”, me miran con una mezcla de asombro e incredulidad. Y no falta el comentario que reclama que hay mucho por hacer y decidir.

¿Por qué todo el mundo entiende que las reuniones de equipo de trabajo son imprescindibles, y a la vez, asumen que serán insoportables? o dicho de otra manera: ¿Qué hace que una reunión sea satisfactoria? Principalmente depende de tres factores:
•    El clima que se vive, como se llevan las personas que están en esa reunión. Si logramos que el clima sea distendido (aunque no una broma permanente) y sobre todo, de confianza, seguro que no sólo la pasaremos bien sino que lograremos mejores resultados
•    El tiempo que se gasta en esa reunión. Es crucial que las reuniones tengan horario de inicio y de finalización. Si se quiere hablar de trivialidades, que sea luego de ese horario donde se tratan los temas a decidir.
•    La toma de decisiones o la obtención de resultados por los cuales fue convocada la reunión.

Es imprescindible que, seamos o no quienes convoquemos a una reunión de organización tengamos en claro:

ANTES:
¿qué temas se van a tratar y cuáles necesitan una solución?
¿cuál será el horario de inicio y de finalización?
¿qué tenemos que llevar a la reunión? (materiales, gráficos, análisis, comida!)
Estar seguros de que la convocatoria le llegó a todos los participantes.

DURANTE:reunion ret
Centrarse en el temario, pero dejar anotado si surgen otros temas o ideas interesantes
Resolver los conflictos que se presenten
Escuchar a cada participante
Tener presente el horario de finalización para la toma de decisiones
Intentar que las decisiones sean por consenso

DESPUÉS:
Enviar a los participantes un resumen de lo hablado y acordado
Fijar el temario para la próxima reunión y preguntar qué otros temas se desea incluir

¿Qué otros aspectos importantes se te ocurre que deben formar parte de una reunión productiva?

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