Generar encuentros: el arte de la organización de eventos

Aunque la palabra “evento” quiere decir en realidad algo fortuito y no organizado de antemano, se la está usando desde hace tiempo para abarcar fiestas de cumpleaños y casamientos, encuentros de amigos y de profesionales, y hasta cursos y congresos. Así, “evento” se lo toma como sinónimo de una gran reunión de gente convocada con un fin, ya sea festejar, estudiar, viajar, etc.

En estos tiempos de tanta actividad y comunicación on line pareciera que es una tarea casi imposible reunir a un grupo de personas. Muchas veces optamos por poner una fecha y “que vayan los que puedan”. Es el caso de los grandes eventos, donde elegimos la fecha por el contexto en general y no por la disponibilidad de cada invitado.

Un evento con mucha gente se deberá ir organizando de a poco, cocinándose a “fuego lento” y siguiendo la metáfora culinaria, podemos decir que hay una “receta” que nos facilita la acción…

PorticoPara empezar, encontrar el objetivo del encuentro y lo que nos motiva hacerlo. Darle características específicas para que se entienda la convocatoria, y pensar en el público que tendrá, en los asistentes.

Elegir el lugar es fundamental, ya que debe ser cómodo para lo que se requiera hacer. Un salón para fiestas, por ejemplo, será incómodo para un congreso. No necesariamente tiene que ser pago, a veces se puede pensar en un intercambio de beneficios.

También elegir y convocar el equipo para organizar no debe ser dejado en segundo plano. Son las personas que nos pueden acompañar en la organización, con las cuales compartimos tareas y el entusiasmo de ir viviendo la previa, el durante y hasta el después del evento. Se establece una “gimnasia” dentro del ritmo frenético que tienen los eventos, y si el evento se repite (lo cual quiere decir que se empezó a gestar algo mejor!) ya hay procedimientos establecidos que nos facilitan la tarea.

Existen infinidad de detalles que hacen a cada ocasión, y cuidarlos hace a la calidad y calidez del evento.

¿Alguna vez organizaste un gran evento? Te invitamos a descubrirlo y a contactarnos para que podamos acompañarte en la organización.

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3 thoughts on “Generar encuentros: el arte de la organización de eventos

  1. Una de las cosas que se aprenden en la organización de eventos, sobre todo cuando arrancan a pulmón y crecen más allá de las espectativas, es la correcta gestión de los tiempos y de las habilidades. En mi profesión existe una estructura llamada “Equipo SWAT” que consiste en un conjunto de personas muy diferentes pero con habilidades extremadamente específicas. Y no solo eso, es un equipo que depende de que cada una de esas personas reconozca debilidades propias y fortalezas ajenas y le saque el máximo provecho. Obviamente el guardar egos en un cajón es fundamental para que esa estructura funcione. Pero si se logra es digno de verse y provoca que quienes observan desde afuera digan el consabido “cómo pudieron hacer todo eso?!”. Así, mis amigos es como se realiza un evento, del tipo del que habla Chin. Siendo entusiastas y profesionales en la backstage. Y divertidos, amenos, participativos, colaboradores en la ejecución. Ese evento, del que habla la autora, fué ejecutado por un equipo SWAT. Felicitaciones.
    Muy buena nota.

  2. Ja, sin haber leído el post, sólo leyendo el título, hice el comentario en vos alta sobre lo mal que está usar ‘evento’ para algo planeado… menos mal que después leí el post 🙂

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